Datenschutzhinweise zu Veranstaltungen der SMS group GmbH

Die SMS group GmbH (nachfolgend „wir“, „uns“ oder „SMS group GmbH“) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Veranstaltungen der SMS group GmbH sowie über Ihre Datenschutzrechte, damit Sie wissen, wann wir welche personenbezogenen Daten erheben und wie wir sie verwenden. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Einklang mit geltendem Datenschutzrecht, insbesondere den Bestimmungen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die:

SMS group GmbH
Am SMS Campus 1
41069 Mönchengladbach
Telefon: +49 211 881-0
E-Mail: communications@sms-group.com 

Für Ihre konkreten Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogener Daten sowie für weitere Informationen in Bezug auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten steht Ihnen ebenfalls unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung:

SMS group GmbH
Datenschutzbeauftragter
Am SMS Campus 1
41069 Mönchengladbach
Telefon: +49 211 881-0
E-Mail: dataprotection@sms-group.com 

2. Welche Arten personenbezogener Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person. Wenn Sie an einer Veranstaltung von uns teilnehmen, verarbeiten wir folgende Arten von personenbezogenen Daten:

  • Allgemeine Stammdaten und Kontaktinformationen, insbesondere Vor- und Nachname, Anrede, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
  • Berufsbezogene Stammdaten und organisatorische Daten (Firma, Abteilung, Position)
  • unter bestimmten Umständen (siehe Ziffer 3.2) Aufnahmen, insbesondere visuelle Abbildungen (Foto- und Filmaufnahmen) und Audioaufnahmen einschließlich Ort und Zeit

Grundsätzlich erheben wir diese Daten direkt bei Ihnen. In Einzelfällen erhalten wir personenbezogene Daten von Dritten. Diese Dritten sind in der Regel das Unternehmen für das Sie tätig sind, oder Sie wurden von einer bzw. einem weiteren Teilnehmenden als Begleitperson angemeldet.

3. Wofür werden die Daten verarbeitet (Zweck der Datenverarbeitung), auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange?

3.1 Einladungsmanagement und Durchführung von Veranstaltungen

3.1 Einladungsmanagement und Durchführung von Veranstaltungen

Die Verarbeitung der allgemeinen und berufsbezogenen Stammdaten ist erforderlich zum Versand von Einladungen bzw. anderen veranstaltungsbezogenen Informationen, der Organisation und Durchführungen der Veranstaltungen, insbesondere der Zusagen-Verwaltung und der Zugangskontrolle. Soweit es sich hierbei um die Durchführung eines Vertrags bzw. um vorvertragliche Maßnahmen handelt, die auf Ihrer Anfrage erfolgt sind, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO, im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, die Veranstaltung durchzuführen und Ihre Teilnahme zu ermöglichen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO.

Ihre Daten werden gelöscht, wenn die Durchführung der Veranstaltung beendet ist und weder weitere berechtigte Interessen an einer Speicherung noch weitere gesetzlichen Pflichten zur Speicherung bestehen.

3.2 Anfertigung von Aufnahmen bei unseren Veranstaltungen

3.2 Anfertigung von Aufnahmen bei unseren Veranstaltungen

Wir möchten im Zusammenhang mit den Veranstaltungen auch Aufnahmen über die Veranstaltungen, insbesondere zu Dokumenations- und Berichtszwecken, erstellen, intern verwenden sowie ggf. auf den einschlägigen Kanälen veröffentlicht.

(a) Sofern auf den Veranstaltungen Aufnahmen von Ihnen erstellt werden, bei denen Sie als Einzelperson im Vordergrund stehen, oder es sich um eine geschlossene Veranstaltung handelt, erfolgt eine Verarbeitung dieser Aufnahmen nur auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) bzw. Art. 9 Abs. 2 Buchst. a) DSGVO.

(b)Bei öffentlichen Veranstaltungen (z.B. Tag der offenen Tür) werden unabhängig von Ihrer Einwilligung nach Buchstabe (a) Aufnahmen erstellt, die nicht vorrangig Sie als Person zeigen, z.B. Aufnahmen von größeren Gruppen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung sind unsere berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO, Gruppenaufnahmen anzufertigen, insbesondere um bei der Dokumentation und Berichtserstattung über die Veranstaltung auch auf Gruppenaufnahmen zurückgreifen zu können.

Hinweis: Sollten Sie keine Abbildung auf Gruppenaufnahmen von sich wünschen, informieren Sie die Fotografin bzw. den Fotografen am Veranstaltungstag vor Ort. Wir werden dann nach Möglichkeit Ihr Anliegen berücksichtigen, können jedoch insbesondere bei größeren Veranstaltungen keine Zusicherung geben, dass Sie in einer Menge von vielen Personen nicht doch erfasst werden.

Wir speichern Aufnahmen von Veranstaltungen unterschiedlich lange :

(a) Aufnahmen, die im Anschluss an die Veranstaltung keine Verwendung finden, wer-den unverzüglich gelöscht.

(b) Verwendete Aufnahmen über Veranstaltungen mit besonderer Bedeutung für die Historie des Unternehmens (z.B. Ehrung langjähriger Vorstandsmitglieder, Eröffnung eines neuen Betriebsgeländes) werden zu Dokumentations-, Berichts- oder Archivierungszwecken so lange wie erforderlich, ggfs. auch dauerhaft, gespei-chert .

(c) Verwendete Aufnahmen über sonstige Veranstaltungen werden so lange gespei-chert, wie es für die Darstellung der Veranstaltung zu Dokumentations-, Berichts- und Werbezwecken erforderlich ist, regelmäßig für eine Dauer von 3 Jahren. 

Die Aufnahmen werden anschließend gelöscht, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage oder eine gesetzliche Pflicht zur Speicherung.

Hinweis: Wir können nicht ausschließen, dass bei einigen öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen (z.B. Tag der offenen Tür) externe Berichterstatter zugegen sind, die ebenfalls Aufnahmen erstellen. Diese sind für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich und wir können zu Art und Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch diese externen Berichterstatter keine Angaben machen.

4. Wer bekommt Ihre Daten?

Teilweise setzen wir Dienstleister unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen im Wege einer Auftragsverarbeitung, d.h. auf der Basis eines Vertrags in unserem Auftrag, nach unseren Weisungen und unter unserer Kontrolle ein (insbesondere Fotoagenturen oder Eventagenturen). In diesen Fällen bleiben wir für die Datenverarbeitung verantwortlich; die Weitergabe und Verarbeitung personenbezogener Daten an bzw. durch unsere Auftragsverarbeiter beruht auf der Rechtsgrundlage, die uns die Datenverarbeitung jeweils erlaubt. Eine gesonderte Rechtsgrundlage ist nicht erforderlich.

Teilweise übermitteln wir Ihre Daten auch an Dritte, d.h. Partner, mit denen wir außerhalb einer Auftragsverarbeitung zusammenarbeiten (z.B., wenn Sie in die kommerzielle Nutzung eingewilligt haben). Solche Partner erbringen ihre Dienste als eigene Verantwortliche; für die Verarbeitung Ihrer Daten durch Partner gelten ausschließlich deren Datenschutzhinweise.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt grundsätzlich nicht. Sofern eine solche Übermittlung doch stattfindet und die EU Kommission für diese Länder noch nicht beschlossen hat, dass diese ein ausreichendes Schutzniveau für Ihre personenbezogene Daten bieten, erfolgt eine Übermittlung durch uns nur, sofern wir durch zusätzliche Maßnahmen (i.d.R. Abschluss der Standardvertragsklauseln der EU) ein angemessenes Schutzniveau sichergestellt haben oder einer der gesetzlichen Ausnahmetatbestände vorliegt. Weitere Informationen erhalten Sie über die Kontaktadresse nach Ziffer 1.

5. Ihre Rechte als betroffene Person (u.a. Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung)

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:

  • Wenn Sie Fragen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, erteilen wir Ihnen Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
  • Sie haben ein Recht auf Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO).
  • Sie haben ein Recht auf Sperrung / Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung Ihrer nicht länger benötigten oder aufgrund von Rechtspflichten gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 17, 18 DSGVO).
  • Sie haben ein Recht auf Übertragung der Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, sofern Sie uns die Daten aufgrund einer Einwilligung oder aufgrund eines Vertrags zwischen uns und Ihnen bereitgestellt haben (Art. 20 DSGVO).
  • Sie haben ein jederzeitiges Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO).
  • Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO stattfindet, können Sie dieser widersprechen. Wir können dann nur bei Nachweis zwingender Gründe für die Verarbeitung die Verarbeitung fortführen. Dies kann insbesondere erforderlich sein, um Ihre Teilnahme an der Veranstaltung belegen zu können. Wenn es keine solche zwingenden Gründe gibt, werden wir die Verarbeitung dieser Daten einstellen und bereits erhobene Daten löschen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
  • Sofern Sie eine Einwilligung zu einer Verarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, d.h. die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Nach erfolgtem Widerruf einer Einwilligung können Sie unsere Dienste ggf. nicht weiter nutzen.

Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen schriftlich (Stichwort: Datenschutz) oder per E-Mail an den in Kapitel 1 angegebenen Kontakt. Wir behalten uns vor, Ihre Identität zu prüfen, damit Ihre personenbezogenen Daten nicht unberechtigten Personen bekannt werden.

6. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Zudem haben Sie das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde einzulegen, z.B. bei der direkt für uns zuständigen Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de